Служебная записка (7 примеров): что это и как пишется, образец документа

Для передачи приказов внутреннего назначения при обращении сотрудников к руководству и наоборот используются служебные записки. Законодательством не определен термин, который позволяет определять собственный порядок оформления. Такой документ считается внутренним для объекта/предприятия, имеет разные названия: докладная записка, рапорт и др.

Что такое служебная записка

Несмотря на то, что такое понятие как служебная записка не упоминается в трудовом кодексе, этот документ существует и активно используется. Он представляет собой способ взаимодействия между сотрудниками и начальством. ЦИК РФ в инструкции по делопроизводству определяет такую бумагу как внутренний документ. Он используется с целью доклада руководству о возможных проблемах, позволяет излагать вопросы, вносить предложения.

С другой стороны начальство также часто использует служебные записки, чтобы донести до нижестоящих должностных лиц и простых сотрудников о новшествах, изменениях, предложениях, проблемах. Такой документ содержит объяснения по возникающим вопросам. Эта бумага позволяет сотрудникам реализовать свое право незамедлительно обратиться к директору при возникновении острой ситуации, требующей участия руководства.

Закон не обязывает писать служебные записки, а также следовать указаниям, изложенным в них.

При оформлении сотрудник должен учитывать основания, которые могут вынудить к написанию служебного документа:

• обмен информации между структурными подразделениями, что способствует развитию компании;
• донесение сведений до высшего или непосредственного руководства, когда у предприятия сложная структура – много подразделений, не меньше число самостоятельных начальников, а значит, донести информацию намного сложнее при таких условиях, особенно, если действует сложная система организации личной встречи с лицами руководящих должностей;
• получение данных от сотрудников другого отдела при сложной организации управления предприятием;
• донесение до руководства о заслугах коллег или подчиненных, а также сообщение об ошибках или нарушении инструкций работы;
• просьба поощрения сотрудника, проявившего себя;
• предложение выхода из сложной ситуации, решения проблемы или путей разрешения конфликта.

Какие существуют виды

Существует несколько разновидностей документов, которые действуют в рамках внутреннего порядка работы компании. Они отличаются по цели написания. Такие служебные документы пишутся:

• об отзыве работника из отпуска;
• с целью отправки сотрудников на обучение;
• о совмещении должностей;
• на выделение отгула;
• о проведении служебного расследования, проверки;
• о необходимости отправке сотрудника в командировку и др.

Иногда написание внутреннего документа не является необходимым, так как повод для его создания уже содержит трудовой кодекс, как при совмещении должностей (ст. 60.2). Но служебный внутренний документ все же составляется для того, чтобы предоставить такую возможность, если руководитель ее пока не увидел по причине сильной занятости.

Другие виды:

• Докладная. Документ позволяет известить сотрудников, должностных лиц о свершении того или иного события, которое выбивается из общего порядка работы компании, а потому требует освещения. Например, когда нужно отозвать сотрудника из отпуска, перевести одного работника или часть коллектива на удаленную работу.

• Пояснительная. Служебный документ содержит информацию, дающую разъяснения о тех или иных событиях, которые происходят или уже произошли внутри компании. Это может быть развитие неких процессов, имеющих положительный подтекст, или пояснение о случившихся негативных изменениях.

• Аналитическая. Содержит сборку данных по итогам некоего события, произошедшего внутри компании, или сводку событий по текущей ситуации.

• Объяснительная. Позволяет раскрыть причины проблем, допущенных ошибок, нарушений;

• Материальная. Содержит требования/просьбы предоставить финансовое обеспечение для решения внутренних проблем (внеплановых или текущего характера).

Учитывая, что правила оформления служебной записки определяются регламентом отдельно взятой компании, могут вноситься изменения в тот или иной вид официальной бумаги. При необходимости они объединяются.

Отличия от докладной и объяснительной

Без четкого понимания того, как пишется документ, сложно составить его по тому или иному поводу. Две разновидности часто встречаются в делопроизводстве компании: докладная и объяснительная.

Служебные бумаги имеют существенные отличия, что проявляется в содержании. В официальных источниках используются различные названия для одной и той же бумаги делопроизводства. Так, в ЦИК РФ часто звучит определение служебной (докладной) записки при подаче той или иной информации.

Название документ получает в зависимости от содержания, формат же существует только один.

Кто может написать служебную записку

Нет ограничений по должности при написании такой бумаги. Ее составляют простые работники или руководители низшего, среднего и высшего звена. Бланк служебной записки один для всех случаев, но есть ряд правил, позволяющих придерживаться устоявшегося порядка:

• при подаче ответ может быть дан, но он необязательно будет положительным;
• прием и фиксацию ведет сотрудник, занимающийся делопроизводством, чаще это секретарь руководителя, изредка директор сам занимается рассмотрением записок;
• высшее руководство обычно не составляет служебные бумаги, но имеет право это делать.

Как правильно составить служебную записку

Как уже было сказано, нет установленных рамок для написания такого документа. Но на каждом предприятии формируются собственные правила, что обусловлено частым использованием «служебки» для разных целей внутри компании. Тогда следует придерживаться общепринятого на предприятии формата.

За основу берутся рекомендации по делопроизводству, изложенные в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Из него можно узнать порядок написания реквизитов служебной записки (берется на основе общих правил ГОСТа).

[blockquote_gray”]Возможно, вам так же будет интересно узнать более подробно о составлении анкеты при приеме на работу. Об этом можно прочитать здесь.[/blockquote_gray]

Образец служебной записки

Основные части:

• реквизиты (адресат) находятся в верхней правой части;
• ниже по центру пишется название записки;
• ниже названия должен быть заголовок, разъясняющий суть обращения;
• по центру ниже заголовка пишется основной текст;
• внизу указывается должность сотрудника, фамилия, имя, отчество и ставится подпись, а дата – под ней.

Если служебная бумага составляется несколькими людьми, все они ставят подпись (в столбец).

Образец «служебки» можно скачать, он есть в свободном доступе. В примере можно увидеть официальный формат текста, например, основная часть часто начинается так: «Довожу до вашего сведения», «Прошу выдать/предоставить мне», «В связи с» и т. д. Можно писать записку на листке формата А4 или же тетрадном листке в клетку – зависит от особенностей делопроизводства компании.

[attention type=yellow]Пример написания служебной записки – скачать.[/attention]

Срок хранения служебной записки

В Росархиве есть правила сбережения документов внутреннего назначения компании. Длительность хранения меняется в зависимости от вида служебной бумаги. Распространенные случаи:

• документ по выполнению поручений начальства – до 5 лет;
• докладные: касательно работы организации (о разработке проектов, инструкций, положений, классификаторов, составлении стенограмм совещаний, собраний и др.) могут лежать в архиве бесконечно долго, не имеют срока давности;
• записки по подготовке к проведению крупных съездов, конгрессов, собраний – 3 года;
• по совершенствованию и разработке программного обеспечения – 5 лет;
• о проведении проверок по хозяйственной части, финансовой деятельности – 5 лет;
• касательно перевода сотрудников на сокращенный график работы – 5 лет и др.

Как подавать служебную записку в электронном виде

Если регламент предприятия определяет такую возможность, обращение подается в электронном формате. Главное правило при организации процесса приема и учета – выбор электронной подписи. Часто используется комбинация идентификатора и пароля.

Важно, чтобы можно было проследить, кем и когда документ составлен, принят, а также увидеть, были ли корректировки после написания, причем без использования программного обеспечения. Только в этом случае обращение будет иметь вес и станет аналогом документа, составленного на бумаге.

Порядок рассмотрения

Ответ дается на усмотрение адресата (чаще – руководителя). Но есть порядок приемки, который не нарушается:

• записка регистрируется с учетом правил организации;
• если нужно быстро получить ответ, запрашивают отправку документа напрямую руководителю, иногда важно (для суда), чтобы служебная бумага прошла полный путь маршрута на предприятии;
• сроки рассмотрения разные, обычно обращение изучается сразу после попадания к адресату, но важно учитывать и его загруженность, причем руководитель имеет право ответить или не давать ответ, а подчиненный обязуется отреагировать, если содержимое документа требует этого.

Таким образом, служебная бумага не является частью делопроизводства, на многих предприятиях не принято использовать такую форму обращения. Общий порядок оформления может отличаться от правил отдельно взятой компании. Как именно писать записку, нужно уточнять у себя на предприятии.

Приходилось ли вам писать служебную записку?

Видео по теме